分譲マンションのような区分所有建物において、建物および敷地の管理に関する事項を決めるために、年に1回以上開催される区分所有者の集会のことを「管理組合総会」といいます。
単に「集会」ともいいます。
年に1回以上定期的に開催される集会は、一般的には「通常総会」と呼ばれています。
このほかに、特定の議案を審議するために区分所有者の一定数以上の請求により臨時的に集会を開催する集会は「臨時総会」と呼ばれています(区分所有法第34条第3項から第5項)。
区分所有建物では、区分所有者は管理組合の構成員となり、構成員が参加する意思決定機関が「集会」です。
集会は、「管理組合総会」「管理組合集会」「総会」などとも呼ばれるが、区分所有法では「集会」と称しています。
区分所有法では、「管理者は、少なくとも毎年1回集会を招集しなければならない」と定めています(同法第34条第1項・第2項)。
ここでいう管理者とは、一般的に管理組合の理事長のことです。
集会を開催する場合、管理者は、開催日の1週間以上前に、開催日時・開催場所・議案の概要を各区分所有者に通知する義務があります(区分所有法第35条)。
ただし、区分所有者が全員同意した場合は、招集手続を省略することもできます(区分所有法第36条)。
集会においては、通常は管理者が議長となり、あらかじめ通知した議案を審議します。
議案の議決方法としては、普通決議と特別決議の2種類があります。
区分所有者は集会に出席して、議案を審議するのが原則ですが、事情により出席できない場合には、書面によって議決を行なうこともできます。
また、代理人を選任して代理人を出席させることも可能です(区分所有法第39条第2項)。
書面による場合には、事前に各議案についての賛成・反対の意見を表明した議決権行使書を、管理者に提出しておきます。
代理人を選任する場合には、委任状を管理者に提出します。
集会の議事については、議長が議事録を作成しなければならないとされています(区分所有法第42条)。
議事録は管理者が保管し、関係者から請求があった際には、管理者はいつでもこの議事録を閲覧させる必要があります(区分所有法第42条・第33条)。
管理組合総会は、区分所有者の最高の意思決定機関ですが、日常的な管理組合の運営については集会の下部機関として管理規約にもとづき「理事会」が組織されており、さまざまな業務を執行しています。